Система заявок и система сопровождения заявок - RU2183854C2

Чертежи

Показать все 30 чертежа(ей)

Описание

Область изобретения
Изобретение относится к обработке данных для управления заказами, сопровождения заказов и бухгалтерского учета поставок. Вдобавок, это изобретение относится к централизованной компьютерной сети для управления заказами покупателей, связанными со множеством внешних поставщиков.

Предпосылки и сущность изобретения
На фиг.1 представлена упрощенная схема типовой распределительной системы 10 для управления заказами покупателей, доставки товаров и бухучета заказов и доставок в типичной сделке по заказу офисных поставок. Покупатель 12 заполняет рукописный бланк заказа 14 для нескольких различных типов офисных поставок. Этот заполненный бланк заказа направляется центральному поставщику "X" 16.

Центральный поставщик обрабатывает заказ покупателя путем разделения одного заполненного бланка заказа покупателя на данные для отдельных продавцов и готовит несколько бланков продавцов 18, 20, 22 и 24 для различных офисных поставок, которые заказал покупатель.

Например, покупатель может заказать краску для принтера, которая не имеется в наличии у центрального поставщика. Заказ на краску для принтера размещается на другом бланке заказа и посылается по факсимильной связи внешнему продавцу, например офисному поставщику ХYZ 18. Подобным же образом заказ на не имеющиеся в наличии деловые конверты может быть направлен в компанию, поставляющую конверты АВС 20.

Заказы покупателей 14 на поставки, которые имеются в наличии у центрального поставщика 16, вводятся в систему обработки данных для этого поставщика. Эта система обработки данных направляет заказ в соответствующие подразделения, такие как склад заказных товаров 22 и склад наличных товаров 24.

Каждый внешний продавец и подразделения 26 отгружают заказанные товары непосредственно покупателю 12.

Внешние продавцы подают отдельные накладные 28 для каждого завершенного заказа в центральную службу обработки накладных 30. Подобным же образом подразделения направляют электронным путем накладные в центральную службу обработки накладных через систему обработки данных для центрального поставщика. Центральная служба обработки накладных готовит и направляет покупателю специфицированные накладные 32 на все доставляемые ему товары. Покупатель направляет платежный документ 33 в центральную службу обработки накладных, которая в свою очередь расплачивается с внешними продавцами и подразделениями за доставленные товары.

Копия накладной покупателя посылается также в центральное подразделение по обслуживанию покупателей 34 центрального поставщика 16. Это подразделение по обслуживанию покупателей собирает данные по заказам покупателей, доставкам заказов 35 и накладным по доставленным продуктам в центральную базу данных 36. Эта база данных используется для реагирования на запросы покупателей 38, относящиеся к исполняемым заказам, и обеспечивает возможность аннулирования и изменения исполняемых заказов 40. Кроме того, эта база данных позволяет формировать отчеты, относящиеся к потоку заказов, доставок и платежей, которые используются покупателями, центральными поставщиками и внешними продавцами для решения своих соответствующих задач.

Рассматриваемая распределительная система хорошо загружена, когда данные, относящиеся к заказам и доставкам, вводятся с клавиатуры много раз в различные компьютерные системы у покупателя, центрального поставщика и внешних продавцов. Эта система склонна к ошибкам ввода данных. Рассматриваемая система обладает избыточностью при обработке данных, проявляющейся в том, что различные компьютерные системы решают множество одних и тех же задач, таких как запрос состояния заказа, составление накладной, ввод заказа и обработка.

Имеется насущная потребность в сети обработки данных для эффективного управления всеми аспектами покупательских заказов, направляемых центральному поставщику и удовлетворяемых подразделениями центрального поставщика или внешними продавцами. Такая система обработки распределяемых данных была создана. Система включает центральный компьютер, размещенный у центрального поставщика. Этот центральный компьютер через модемы связан с компьютерами на местах у покупателей, подразделений и внешних продавцов. Эти связанные компьютерные системы в сочетании с центральным компьютером образуют сеть обработки данных, способную обеспечить необходимую обработку данных по заказам покупателей, направлять эти заказы соответствующим подразделениям и внешним продавцам, доставлять заказанные продукты, обрабатывать накладные и платежные документы, обеспечивать помощь покупателям и формировать отчеты.

Краткое описание рисунков
Предпочтительный вариант реализации изобретения иллюстрируется ссылкой на сопроводительные чертежи, в которых:
Фиг.1 представляет схему известной ранее распределительной системы,
Фиг.2 и 3 в качестве примера показывают блок-схемы компьютерной сети для предлагаемого изобретения,
Фиг.4,5,8,9 и 14-26 показывают примеры блок-схемы программ для настоящего изобретения,
Фиг. 6,7 и 10-13 показывают примерный вид экранов, отображающих данные, которые используются в настоящем изобретении.

Подробное описание рисунков
На фиг. 2 показана блок-схема аппаратного обеспечения обработки данных, используемого для реализации настоящего изобретения. Главный компьютер 100, например компьютер IBM 3090, размещенный у центрального поставщика, обеспечивает централизованную обработку данных для всей распределительной системы поставщиков 101. Главный компьютер включает блок обмена данными 102, такой как модемы, для связи с другими компьютерными системами покупателей 104 (а-с) и компьютерными системами внешних продавцов 106 (a-b). Кроме того, главный компьютер осуществляет обмен непосредственно с рабочими станциями подразделений 108 и управляющими рабочими станциями 110 центрального поставщика.

В качестве компьютерных систем покупателя могут использоваться, например, индивидуальный персональный компьютер 104а у мелкого покупателя, компьютерная сеть 104b у другого покупателя или мини- или главный компьютер у крупного покупателя 104с. Подобным же образом компьютерные системы внешних продавцов могут быть персональными компьютерами 106а или компьютерной системой или сетью другого типа 106b. Рабочими станциями и/или компьютерными системами для подразделений и диспетчеров могут быть, например, компьютерные терминалы или персональные компьютеры в сети, подсоединенной к главному компьютеру. Аппаратное обеспечение связи, программное обеспечение и протоколы связи главного компьютера с рабочими станциями являются обычными, хорошо известными специалистам. Кроме того, рабочие станции и главный компьютер могут быть подсоединены к банковским компьютерам для электронной обработки информации о денежных переводах между покупателями, центральным поставщиком и внешними продавцами.

Главный компьютер исполняет программу обработки запроса, описанную ниже, обеспечивая сбор и обработку данных по заказу пользователя, слежению за отгрузкой и обработке накладных. Эти данные поддерживаются в обычном формате базы данных для доступа посредством программного обеспечения обработки запроса и известного программного обеспечения для генерирования отчетов. Кроме того, базы данных 102 включают информацию о покупателях 122, заявки покупателей 124, позиции каталога поставок 126, накладные 130 и общие справочные данные 128.

На фиг.3 показана блок-схема высокого уровня процесса обработки данных в системе. В главном компьютере 100 у центрального поставщика выполняется программа обработки запросов 1000 (фиг.4) для централизованной обработки данных в системе и поддерживаются 208 базы данных 102. Эти центральные базы данных могут включать индивидуальные базы данных продавца 122, а именно данные о местах отгрузки, заявках, находящихся на исполнении 124, главный специфицированный каталог товаров 126, общие справочные данные 128, такие как коды-классификаторы товаров и группы товаров и накладные 130. Подобные же базы данных 106 могут поддерживаться в каждой компьютерной системе покупателя 104, если система покупателя совместима с главным центральным компьютером 100. Базы данных покупателя 106 содержат информацию, вводимую на рабочих станциях покупателя 108, и информацию, которой периодически обмениваются компьютерная система покупателя 104 и компьютерная система центрального поставщика 100.

Каждая компьютерная система покупателя 104 выполняет операции в диалоговом 110 и пакетном режимах обработки 112. Диалоговые операции обычно выполняются, когда пользователь от покупателя осуществляет доступ в базу данных покупателя 105 через рабочую станцию 108. Например, база данных покупателя содержит информацию, касающуюся полномочий покупателя и мест доставки (то есть "куда отгрузить") 132 заказов, находящихся на исполнении в виде заказанных позиций, объемы и цены 134 и копию части каталога товаров, доступной этим покупателям 136. Главный каталог товаров 126, который поддерживается в базах данных в центральном компьютере 100, представляет собой массив, откуда каждый покупатель во время этапа установки отбирает часть каталогов, которая должна быть доступна его полномочным пользователям. Полномочный служащий покупателя производит записи в диалоговом режиме и взаимодействует с базами данных покупателя в реальном времени с целью заказа товаров, запроса о состоянии исполняемых заявок, просмотра каталога и заказа непосредственно из него. Каждая компьютерная система покупателя имеет блок обмена для электронной связи с центральной компьютерной системой.

Данные, введенные служащим покупателя, хранятся в базе данных покупателя 106. База данных покупателя и главные системные базы данных 102 периодически обновляются посредством системы пакетной обработки 112, функционирующей в компьютерной системе покупателя. Дополнительная пакетная обработка выполняется в главной компьютерной системе.

Компьютерные системы продавцов 106 (А gВ), возможно, и с компьютерными системами внутренних подразделений 109, такими как компьютерные системы складов снабжения, взаимодействуют с главной компьютерной системой 100 с помощью обычного оборудования интерфейса и программного обеспечения 115. Каждая из компьютерных систем покупателя имеет блок обмена для электронной связи с центральной компьютерной системой. Главная компьютерная система и система продавцов обмениваются данными, такими как заказы на покупки, подтверждения заказов на покупки, и накладными в стандартных форматах, например таких, которые установлены стандартами EDI (Электронного обмена данными). Кроме того, продавец снабжает главную систему либо автоматически, либо вручную данными, относящимися к специфицированному каталогу товаров продавца.

На фиг.4 показана блок-схема высокого уровня, отражающая работу программы обработки запроса 1000. На шаге 1002 покупатель осуществляет поиск и ввод данных в базу данных покупателя 106 в компьютерной системе покупателя 104. На шаге 1004 покупатель отбирает информацию из своей базы данных и вводит информацию в эту базу данных в виде новых данных запроса 134. Периодически, например раз в день, новая информация, добавленная к базе данных покупателя, в виде новых файлов данных запросов передается в главную компьютерную систему 100 на шаге 1006. Эта информация используется для обновления баз данных 102 в главной системе и, в частности, базы данных запросов 124.

На шагах 1008 и 1010 главная компьютерная система отделяет данные, такие как специфицированная информация по запросам, от данных, поставляемых покупателям, и представляет эту информацию индивидуальным продавцам и внутренним подразделениям. Если заявляемая товарная позиция должна доставляться внутренним подразделениям, то информация, необходимая для выполнения заказа, такая как место отгрузки и заявленная позиция, передается непосредственно в компьютерную систему соответствующего подразделения на шаге 1008. Подобным же образом, если запрос должен быть выполнен внешним продавцом, информация о соответствующей заявке (заказе на поставку) передается продавцу на шаге 1010. Состояние заказов на покупки, выполняемых продавцами, устанавливается посредством информации о подтверждении, которая обеспечивается продавцом на шаге 1012. Кроме того, система имеет возможность непрерывно контролировать затраты, цены и другие данные и генерировать сообщения, отчеты, отражающие тенденции изменения данных в прошлом и результаты сравнения с текущими данными. Данные накладных от внешних продавцов и внутренних подразделений централизованно обрабатываются на шаге 1014 и подаются в централизованное подразделение расчетов оплаты 1016. Накладные могут передаваться непосредственно в компьютерную систему покупателей во время периодического обмена данными на шаге 1018. В свою очередь, информация о платежах может поступать от покупателя в главную компьютерную систему.

Главный специфицированный каталог 126 периодически обновляется посредством информации, получаемой от индивидуальных продавцов 106 на шаге 1020. Поскольку информация главного каталога включает данные об индивидуальных покупателях, а именно тех, кто уполномочен заказывать конкретные позиции, каталоги покупателей, хранящиеся в каждой базе данных покупателя, легко обновляются из главного специфицированного каталога.

На фиг.5 показаны шаги обработки для залоговой системы закупок 110, выполняемые в компьютерной системе покупателя 104. Полномочный пользователь на рабочей станции покупателя сначала выбирает функциональную операцию на экране системного меню 1021, который показан на фиг. 6. Имеющиеся в наличии функции, представленные на экране меню, включают ввод новой заявки (фиг.7), изменение или удаление заявки (шаг 1020). Система разрешает производить изменения и удаления только тех заявок, которые не завершены и не переданы в главную компьютерную систему.

Данные о находящейся на исполнении (еще не завершенной) заявки доступны из базы данных в компьютерной системе покупателя, которая может включать файлы данных по покупателю, который поместил заявку (CUS SLTD) 1022, месту, в которое заказ должен быть отгружен (CUS SHTO) 1024, представителю покупателя, которому должна быть сделана доставка (CUS ATN TO) 1026 и каталогу, доступному этому покупателю (CUS CATA-LOG) 1028. Эта информация первоначально вводится при установлении соединения покупателя с главной системой и поддерживается центральной компьютерной системой.

Файлы базы данных покупателя обновляются во время новых заказов, изменений или удалений информации, такой как заголовок заявки 1030 (например, содержащий данные о номере заявки, месте отгрузки для покупателя и другую информацию, не имеющую отношения к заказанным позициям) и детали заявки 1032, которые включают такую информацию, как номер позиции, количество заказанного товара и цену покупателя. Примерный вид экрана 1034 для составления заявки с рабочей станции покупателя показан на фиг.7. Данные по исполняемым заявкам могут быть найдены в базе данных покупателя во время запроса заявки на шаге 1034 с помощью экранов, таких как показаны на фигурах с 10 по 12. Кроме того, функции меню могут включать запрос каталога на шаге 1035 и использование экрана, такого как показан на фиг.13.

В частности, на фиг.8 показаны шаги для ввода новой заявки или изменения или удаления исполняемой заявки (что возможно только для незавершенной заявки). Из начального меню 1021 (фиг.6) на шаге 1040 покупатель выбирает функцию дополнения, изменения или удаления заявки. Этот выбор вызывает отображение соответствующего экрана, как показано на фиг. 7 и с 10 по 12. Если должна быть добавлена новая заявка, экран заявки 1034 (фиг.7) отображается на рабочей станции покупателя на шаге 1042. По окончании ввода первого идентифицирующего кода экран заявки автоматически представляет данные 1044, относящиеся к покупателю, конкретному местоположению покупателя, вторую идентифицирующую информацию, касающуюся покупателя и конкретного полномочного пользователя покупателя. Эта информация ищется в базе данных покупателя и, в частности, в файлах базы данных покупателя, таких как файлы "кому отгрузить", "кого обслужить" и "кому продать" 132. Кроме того, экран ввода новой заявки 1034 автоматически отображает номер, идентифицирующий заявку, и дату 1046.

Покупатель вводит данные по позициям товаров 1048, 1050, относящиеся к конкретным позициям, которые должны быть заказаны, включая выбранный номер позиции 1048 и объемы 1050 по позициям. Информация, относящаяся к позициям, номера позиций и цена могут быть получены в диалоговом режиме из каталога покупателя 136 через экран каталога 1052, как показано на фиг.13. Каталог покупателя может просматриваться по группам товаров или ключевому слову. Данные по заказанному объему по данной позиции 1051 могут вводиться непосредственно на экран каталога, а затем передаваться на экран заявки. Информация, введенная на экран заявки 1058, хранится в базе данных заявок 134 компьютерной системы покупателя и, в частности, разделяется на информацию о заголовке заявки 1054 (а именно, номер заявки, место отгрузки покупателя и дата заявки) и информацию о деталях заявки 1056 (такую как заявленные позиции, цена и объемы).

Поскольку информация по заявке хранится, она может быть найдена на рабочей станции покупателя посредством запроса заявки, шаг 1058 (и экран 1059 на фиг. 10), изменения заявки, шаг 1060, или функции удаления заявки, шаг 1062. в главном меню, показанном на фиг.6. Информация о состоянии заявки будет использовать информацию по всем исполняемым заявкам (фиг.10), позициям в конкретной заявке (фиг.11) и состоянию доставляемого заказа (фиг.12), учитывая, что главный компьютер обновил базу данных покупателя с помощью этой информации. Это обновление выполняется периодически пакетами, например, раз в день.

На фиг.9 показана блок-схема последовательности шагов, которые выполняются, когда покупатель делает последний выбор заявки и эта заявка передается в главный системный компьютер. На шаге 1200 покупатель вводит окончательный заказ так, как на экране 1034, показанном на фиг.7. Компьютер покупателя хранит входные данные по завершенной заявке в своей базе данных заявок 134. На шаге 1202 компьютером покупателя из его баз данных генерируются контрольные отчеты для обеспечения покупателя информацией, касающейся его заявок, такой как общий список заказанных позиций, цены и другая информация.

Информация по новой завершенной заявке в базе данных покупателя передается в главный системный компьютер 100 во время периодических сеансов пакетной обработки на шаге 1204. Подобным же образом информация об изменениях, а именно подтверждения заказов на покупки, изменения мест отгрузки и изменения товарных позиций, передается из главного компьютера компьютеру покупателя для обновления базы данных покупателя на шаге 1206.

Поскольку вся информация по изменениям передается из главной системы только пакетами и периодически, эта информация поступает в компьютер покупателя в виде составного файла изменений 1208. По окончании приема этого составного файла компьютер покупателя разделяет файл, чтобы обновить соответствующие файлы базы данных покупателя на шаге 1210.

Например, информация об изменениях по заявкам принимается в виде последовательности изменений заявок 1212 и на шаге 1214 информация об изменениях используется в соответствующих базах (базе) данных или файлах для заголовков заявок (1216), деталях заявки (1218) и состоянии заявки (1220). На пункте покупателя генерируются контрольные отчеты для обеспечения адекватных сведений о новой информации об изменениях и этими отчетами может быть обеспечен, если это необходимо, даже один пользователь для каждого покупателя. Большая часть информации об изменениях документируется в контрольных отчетах. Обычно контрольные отчеты устанавливают количество и типы записанных обновленных файлов так, чтобы эту информацию можно было сравнить с количеством изменений, посланных в компьютерную систему покупателя.

Подобным же образом информация об изменениях в каталоге покупателя (SEQ CUS UPDATES) 1222 обрабатывается 1224, чтобы изменить позиции файла 1226 в базе данных каталога 136. Поскольку база данных главного каталога 126 в главном компьютере согласовывает каждый ввод позиции каталога по покупателю и цене, каталоги индивидуальных покупателей легко обновляются. Кроме того, файлы данных конкретного покупателя (а именно: кому именно у покупателя должен быть продан товар, кому отгружены конкретные товары, кому выписать счет и для кого выполнить услуги, 1228) обновляются в главной компьютерной системе 100 и передаются затем в компьютер покупателя для изменения, шаг 1230, подобных файлов базы данных 1232 в базах данных покупателя. Данные в файлах изменений каталога и покупателя также документируются в контрольных отчетах. Исходная конкретная информация по покупателю вводится тогда, когда производится начальная постановка покупателя для обслуживания в диалоговом режиме в главной компьютерной системе заявок.

На фиг. 14 показаны шаги обработки данных для управления завершенными заявками покупателя 1300, переданными в главный системный компьютер 100. Компьютерная система покупателя передает файлы данных (SEQ CUS RQN) 1303, относящиеся к заявкам, на шаге 1302. Переданные данные сначала проверяются на шаге 1304 и переформатируются в файлы данных (SEQ CHNL) 1305, совместимые с главной компьютерной системой, на шаге 1306. На шаге 1308 файлы данных по новым заявкам загружаются в базу данных заявки 122 через соответствующие файлы данных 1310, такие как файлы заголовков (HDR и деталей DTL).

На шаге 1312 файлы данных, загруженные в базу данных 102, редактируются таким образом, что номер пользователя преобразуется (смотри файлы данных 1314) в соответствующие данные "кому выписать счет", "кому отгрузить", "кому продать" и "кому предоставить услуги", и затем проверяются, для того чтобы убедиться, что данные содержат записанную информацию и что номера заказанных позиций соответствуют номерам позиций в главном каталоге 126. На шаге 1316 данные по заказанным позициям разделяются на данные для соответствующего внешнего продавца, смотри поле данных 1318 и данные для соответствующих внутренних подразделений, смотри поле данных 1320. Поля данных для внутренних подразделений снова переформатируются на шаге 1322 для перегрузки обратно в базы данных 102 главной компьютерной системы. Обычно каждое внутреннее подразделение поддерживает свои собственные базы данных отдельно от баз данных главной компьютерной системы в том же виде, как и для внешних продавцов.

На фиг. 15 показана блок-схема процесса обработки данных для изменения состояния заказов. На шаге 1350 переданный продавцом файл изменений заявок 1352, обеспечиваемый в стандартном формате ЕDI, переформатируется 1354 для загрузки, шаг 1356, в главные системные базы данных 102 и, в частности, в базу данных заявок 124. Загруженные переформатированные данные 1358 сравниваются с существующими данными по заявкам на шаге 1359. Генерируется файл ошибок 1361 и отчет, если это необходимо, распечатывается на шаге 1360. Также генерируется файл отчетов о состояниях заявок 1364 и соответствующего продавца 1366. Кроме того, создается файл замен 1368, когда переформатируются данные на шаге 1350 и генерируется отчет о замене на шаге 1370.

Вдобавок, при загрузке файлов состояния заявок в базы данных 102 из этих данных на шаге 1372 извлекается конкретная информация в виде подтвержденных заявок, и из этой извлеченной информации создается и поддерживается в главной базе 102 файл последовательных данных 1374. Например, на шаге 1376 отдельные заявки по конкретным позициям могут быть сгруппированы так, чтобы сделать заказ позиций в стандартных объемах, например коробками, у продавца или подразделения. На шаге 1378 этот файл используется для обновления информации о деталях заявки в базе данных заявок 124 и для создания файла изменений заявок 1380, который далее должен передаваться покупателю для обновления базы данных покупателя.

На фиг. с 16 по 20 показана последовательность шагов преобразования данных при обработке накладных. После получения накладной продавца 1400 в стандартном формате EDI, которая включает цену, запрашиваемую продавцом 1401 у центрального поставщика, главная компьютерная система транслирует и первоначально обрабатывает накладную на шаге 1402. Накладные распечатываются на шаге 1404 в виде распечатанной накладной 1406 с целью контроля. Кроме того, осуществляется доступ в файл данных по отгруженным позициям (РАRT FIL) 1407 для выполненных товарных заказов, то есть доставленных продавцом или подразделением для получения данных, подтверждающих, что накладные не акцептованы по объемам, отгруженным по любой конкретной позиции. Данные по отгруженным позициям поступают от продавца в массив данных подтверждений заказа. Вдобавок в файле ошибок 1408 документируются любые ошибки в переданной накладной и направляются в подразделение, например финансовое (FIN) подразделение 1410, для дальнейшей обработки. Переформатированные данные накладной (ТRANS IN) 1412 вновь переформатируются в файл соответствующего формата базы данных 1416 на шаге 1414 и затем загружаются в базу данных накладных 130 на шаге 1418.

На шаге 1420 переформатированные данные накладной 1422 (которые могут включать накладную или информацию о кредите), полученные из файла данных по заявкам 1306, включая заголовок заявки и данные о деталях, проверяются, шаг 1423, для подтверждения того, что данная накладная является накладной продавца, являющегося участником компьютеризированной системы заявок. Накладные, поступающие от продавцов, не участвующих в системе, или для заказов, которые управляются извне по отношению к данной распределительной системе, размещаются в информационных файлах 1424, не относящихся к настоящей системе, используемых для накладных или кредитов от этих продавцов. Полагая, что данные накладных проверены, они редактируются, шаг 1426, с целью устранения ошибок и из отредактированных накладных и данных о кредитах генерируются файлы отчетов 1428.

На шаге 1430 отредактированные данные накладной снова переформатируются и комментируются с помощью данных заявки 130, например, из файлов заголовка заявки и деталей (РQN HDR) и RQN DTL) для согласования с форматом главной базы данных 102, и затем записываются в файл накладных главной базы данных и файл главного покупателя (VLD) CM),131 (МАSТ INV) 130 и проверяются.

На шаге 1440 данные в накладных, которые были выписаны покупателю, извлекаются из файла накладных 130 и посылаются в файл накладных с проставленной ценой 1442 с комментариями с использованием из файла позиций покупателя 1444 таких данных, как цена, которая должна быть уплачена покупателем за заказанные позиции. Файл данных по наценкам 1445 может быть использован для преобразования цены для позиции, выставляемой к оплате центральным поставщиком, в цену, назначаемую покупателю по этой позиции. Кроме того, при помощи файлов накладных с проставленной ценой формируются контрольные отчеты. На шаге 1448 данные файла накладных 1442 переформатируются в формат стандартной накладной и посылаются покупателю (СUSТ) 1450 из бюро выписки накладных (NIS) по почте и/или в виде электронного файла данных 1452, который комментируется с использованием данных от центрального бюро оформления накладных (CI) 1454.

На шаге 1456 данные подтверждения накладных 1458 извлекаются и согласуются с соответствующими файлами накладных покупателя 1460 и затем используются для обновления информации в базах данных на шаге 1462. При обновлении баз данных файлы подтвержденных накладных 1460 согласуются с помощью базы данных заявок 124 и используются для обновления 1464 соответствующих файлов деталей заявок (RQN DTL). Если информация в накладной не соответствует заявке, хранящейся в базе данных заявок, данные помещаются в файл нераспределяемых накладных 1466. Обновленные файлы деталей заявок используются для изменения заголовка заявки (REQ HD R), прошлых данных (HIST) и файлов статистики на шаге 1468.

На шаге 1470 подтвержденные накладные извлекаются из файла накладных 130 и направляются в виде файла накладных продавца 1472 в подразделение расчета платежей продавца. Подобным же образом на шаге 1476 генерируется отчет о счетах, подлежащих оплате. На шаге 1478 накладные с выделенными данными (смотри файл 1442), но не преобразованные в подтвержденные накладные (смотри файл 1458) в течение определенного периода, например пяти дней, хранятся в файле недействительных накладных 1480 и направляются в финансовое подразделение 1482 для обработки. Подобным же образом файлы и-/или отчеты, по действующим и недействующим кредитным меморандумам (СМО) и накладные, обнаруженные как недействительные по другим причинам, также посылаются в финансовое подразделение 1482.

На фиг.21 показан процесс обработки данных, исходящих из внутреннего подразделения центрального поставщика. На шаге 1500 извлекаются данные из файлов различных подразделений 1502, такие как данные для обслуживания покупателя, и используются для обновления файлов покупателей 122, а именно файлов "кому продать", "кому выписать счет", "кому отгрузить". Кроме того, на шаге 1504 для файла обслуживания покупателя 1507 извлекается, например, информация об изменениях из обновленных файлов покупателя с использованием файла основного местоположения покупателей 1506 в качестве управляющего файла для генерирования информации по изменениям у покупателя 1508, которая посылается в компьютерную систему покупателя для изменения его баз данных.

Фиг.22 демонстрирует формирование заказов на покупки для продавца из файла заказов продавца 1510, который содержит информацию по покупателям, заказанным позициям и ценам центрального поставщика. Эти данные переформатируются в стандартные бланки заказов на покупки 1512 для каждого продавца на шаге 1514. Затем эти заказы на покупки передаются электронным способом, шаг 1516, соответствующему продавцу.

На фиг.23-26 показаны процессы обработки данных для формирования и поддержки главного специфицированного каталога 126 и индивидуальных каталогов покупателей 136. Отдельные продавцы 1550 поставляют информацию (смотри фиг. 13), касающуюся позиций товаров, предлагаемых каждым продавцом, включая цену для центрального поставщика, в центральную компьютерную систему, шаг 1552. Каждая позиция в главном каталоге 126 имеет соответствующее позиционное поле продавца 1554.

Главный каталог с позициями продавцов первоначально формируется на шаге 1556 из данных, поступающих от продавцов в виде считываемой электронным путем ленты. Следующие друг за другом позиции товаров от конкретного продавца добавляются в главный каталог на шаге 1558. Все позиции продавца могут классифицироваться посредством кода-классификатора из файла кодов-классификаторов 1560 или файла групп товаров из файла общей справочной базы данных 128.

Цена для покупателя по каждой позиции продавца устанавливается центральным поставщиком на шаге 1562, используя данные из файла цен продавца 1564. Цена для каждой позиции может устанавливаться для каждого покупателя индивидуально и загружаться в файлы для специфицированного каталога покупателя и цен по позициям 1566. Подобным же образом файлы цен покупателя и позиций могут изменяться, если на шаге 1568 изменяются данные по позициям продавца.

Индивидуальные каталоги покупателей 136 включают индивидуальные специфицированные данные покупателей 1566. Покупатель сначала выбирает позиции, которые предлагаются в его каталоге покупателя на шаге 1572, используя файлы данных по позициям продавца 1554, классам и группам товаров 1576 и данные "кому продать" 1578. Позиции покупателя далее могут быть добавлены, шаг 1580, или изменены, шаг 1583. Обычно файлы позиций покупателя формируются чаще у центрального поставщика, чем в компьютерной системе покупателя. Кроме того, ценообразование покупателя, шаг 1586, и ценообразование по отдельным позициям могут быть применены для позиций, записанных в специфицированных файлах покупателя 1566. Кроме того, могут также поддерживаться предварительно полученные данные по стоимости (SEQ CUS CST) 1567.

Каталог покупателя 136 формируется, шаг 1600, посредством извлечения 1602 информации из ранее полученных специфицированных файлов заказов 1604 для данного покупателя для генерирования файла данных 1606, используемого для сравнения и слияния, шаг 1608, выделенных данных 1607, шаг 1609, данных по позициям в главном каталоге и других файлов данных 1610. Эти файлы периодически обновляются, например, для изменения цен на шаге 1612. Результирующий файл данных 1616, содержащий изменения каталога покупателя, применяется для обновления каталога покупателя на шагах 1618 и 1620.

Данное изобретение было описано применительно к рассмотренному здесь предпочтительному варианту реализации. Изобретение не ограничивается этим вариантом. Более того, изобретение распространяется на различные модификации и эквивалентные системы, не выходящие за рамки сути объема защиты прилагаемой формулы изобретения.

Так, например, система сопровождения заявок согласно настоящему изобретению может включать блок обработки для выбора продавцов для поставки покупателям заказанных продуктов и услуг и для генерирования заказов на поставки для каждого выбранного продавца, которые идентифицируют товар или услугу, покупателя, который заказал товар иди услугу, и выбранного продавца для поставки заказанного товара или услуги, и блок обмена для приема заявок покупателей от множества компьютерных систем покупателей и накладных от множества компьютерных систем продавцов, и для передачи заказов на поставки в компьютерные системы продавцов, множество компьютерных систем продавцов, получающих, принимающих к исполнению и обрабатывающих заказы-заявки, получаемые от центральной компьютерной системы, и генерирующих накладные, содержащие информацию по отгрузке товаров и выполнению услуг и информацию о стоимости товаров и услуг, и передающих накладные в центральный компьютер.

Реферат

Изобретения относятся к области вычислительной техники и могут быть использованы для управления заказами. Техническим результатом является расширение функциональных возможностей за счет обработки распределяемых по покупателям и продавцам данных. Обе системы содержат центральную компьютерную систему, имеющую память, в которой хранятся файлы данных, и блок обмена данными для связи с другими компьютерными системами, при этом файлы данных содержат информацию о покупателях, заявках, инициированных покупателями, накладных и товарных позициях, а заказы содержат идентифицирующие коды. 2 с. и 7 з.п. ф-лы, 26 ил.

Формула